e-Fatura e-Defter Uygulamaları

e-Fatura Uygulaması

Türkiye’de Maliye Bakanlığı’ndan onay alan ilk firma olan Netsis ERP Elektronik Fatura (e-Fatura) uygulamasını desteklemekteyiz.

e-Fatura uygulamasında gönderici birim, merkez ve posta kutusu (alıcı) olmak üzere üç temel rol bulunur. Gönderici birim, e-Fatura kaydını ve sistem yanıtını oluşturur; elektronik imza ile imzalar veya mali mühür ile onaylayıp saklar. Ardından; veri aktarım protokollerine uygun olarak merkeze iletir. Merkezden gelecek uygulama ve sistem yanıtını aldıktan sonra da kayıtlarına işler. Merkez birim, göndericiden kendisine gelen e- Fatura kaydını alır; protokollere uygunluğunu ve imza / mühür doğrulamasını yaparak posta kutusuna iletir. Gönderici birime uygulama yanıtını da iletir. Posta kutusu, merkezden gelen e-Fatura ve sistem yanıtını alarak protokollere uygunluğunu ve imza / mühür doğrulamasını yapar; ardından kayıtlarına işler. Posta kutusu, aynı zamanda uygulama yanıtını merkeze gönderir. Bu uygulamanın tüm aşamalarında loglama yapılması zorunludur.

e-Fatura ile yapılacak bütün işlemler, Netsis Fatura Modülü’ne entegredir.

e-Fatura Uygulaması

• e-Defter Uygulaması Nedir ?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve  Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin belirli format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanıyan hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

Başlangıç aşamasında yevmiye defteri ve büyük defterin e-Defter kapsamında tutulması öngörülmüştür.

e-Defter uygulamak isteyen mükellefler uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmak zorundadır. Netsis e- Defter uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan “Elektronik Defter Genel Tebliği” gereklerini yerine getirerek onay almış ilk yazılımdır. Biz de Netsis çözüm ortağı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı e- Defter uygulamasının uyarlamasını sağlamaktayız.

Bu tebliğ ile hizmete açılan e-Defter uygulaması ile Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince zorunlu defterler (ilk aşamada yevmiye defteri ile büyük defter), duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik ortamda kaydedilmektedir. Ayrıca defter bastırma zorunluluğu ortadan kalkmaktadır.

Defterlerin kaynağının doğruluğu, bütünlüğü, sonradan değiştirilmediğine dair ispatlar; elektronik imza veya mali mühür ve başkanlık beratı ile garanti altına alınmaktadır. e-Defter hakkında genel bilgi ve başvuru kılavuzu için www.edefter.gov.tr adresini ziyaret edebilirsiniz.

e-Defter uyarlama hizmetlerimiz için Egebimtes Yazılım Destek ekibimiz ile 0232 489 00 60 no’lu telefondan veya yazilim.destek@egebimtes.com.tr e-posta adresinden iletişime geçebilirsiniz.

• E-Defter Uygulaması Nasıl Çalışır ? 

1. e-Defter dosyaları belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
2. Oluşturulan e-Defter dosyası mühürlenir (tüzel kişiler) ya da imzalanır (gerçek kişiler).
3. Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak  saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-Defter beratının alınması zorunludur.
4. Mühürlenen ya da imzalanan e-Defter dosyasının belli bilgileri alınarak berat dosyası oluşturulur.
5. Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır ve paketlenir.
6. Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.
7. Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır.
8. Erişime açılan e-Defter beratı ile imzalı veya mühürlü e-Defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.

• e-Defter Kapsamına Giren Mükellefler

Aşağıda sayılan mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiştir.

1. a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

1. b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

• Bu Tebliğ kapsamında zorunluluk getirilen mükelleflerden mal alan 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır.

• Bu Tebliğ veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükelleflerin birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için elektronik fatura düzenlemeleri zorunludur.
• Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanacaktır.
• Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir.

• Bu Tebliğ kapsamındaki mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabilecekleri tabiidir.

• e-Defter Başvuru Kılavuzu

Elektronik defter uygulamasına başvuru yapacak mükellefler, başvuru formunu doldurmak için www.edefter.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan “e-Defter Uygulaması Elektronik Başvuru Rehberi” nden yararlanabilirler. Uygulamaya ilişkin başvuru usulleri mükellef grupları itibariyle aşağıdaki şekilde olacaktır:

Tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar:

• Bu grupta belirtilen mükellefler edefter.gov.tr/basvuruadresinde yer alan eDefter Başvuru Formu ve Taahhütnamesini doldurarak başvuruyu yapan kuruma ait Mali Mühürleri ile onaylamaları gerekmektedir.

• Başvuruların Başkanlıkça değerlendirilmesi sonucunda uygulamayı kullanma izni verilen mükelleflerin, kullanıcı hesapları Başkanlık tarafından aktive edilecek ve mükelleflere başvuru formunda belirtilen e-posta hesabı üzerinden bilgi verilecektir.

Gerçek kişiler:

• edefter.gov.tr/basvuru adresinde yer alan e-Defter Başvuru Formu ve Taahhütnamesini doldurarak kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile onaylamaları gerekmektedir.

• Başvuruların Başkanlıkça değerlendirilmesi sonucunda uygulamayı kullanma izni verilen mükelleflerin, kullanıcı hesapları Başkanlık tarafından aktive edilecek ve mükelleflere başvuru formunda belirtilen e-posta hesabı üzerinden bilgi verilecektir.

Mali mühür, elektronik imza ve zaman damgası bulunmayan mükellefler:

• Mali mühür veya elektronik imzası bulunmayan mükellefler durumlarına uygun elektronik imza sertifikalarını almaları gerekmektedir.

Elektronik defter başvuru aşamasında ve elektronik defterlerin ve bunlara ilişkin beratların imzalanması sürecinde kullanılan mali mühür TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden temin edilecektir.

• e-Defter Zaman Damgası Kullanımı Bilgisi

e-Defter mükellefleri için, herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, güvenli elektronik imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için) ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den temin edilecektir. Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.

Zaman damgası kullanımı zorunlu değildir ancak kullanılması faydalıdır. Beratın başkanlığa gönderiminin herhangi bir nedenden dolayı yapılamaması durumunda beratın yüklenmesi gereken süre içinde zarflandığını kanıtlamaya yaramaktadır.

• e-Fatura Saklama Hizmeti

Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Elektronik Fatura Saklama Hizmeti verecek mükelleflerin Başkanlığa “Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” ile başvuru yaparak saklama izni almaları zorunludur. Bu amaçla başvuru yapacak mükelleflerin başvuru dilekçesi ekinde Bilgi İşlem Sistem Raporunu (BİS) göndermesi gerekmektedir. Başka mükelleflere ait elektronik faturaları saklama hizmeti verenler elektronik fatura uygulamasını bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle kullanmak zorundadır. Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.

Gerekli görülen durumlarda, elektronik fatura saklama hizmeti verenlerden elektronik fatura bilgilerine ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek raporların ibrazı, elektronik fatura saklama hizmeti verenlere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile istenebilir.